Das kommende Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht vor, dass Unternehmen, die unter den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, eine „interne Meldestelle“ einrichten müssen.
Hohe Verantwortung der „internen Meldestelle“
Die „interne Meldestelle“ trifft eine hohe Verantwortung. Sie nimmt über das Hinweisgebersystem eingehende Meldungen entgegen, kommuniziert mit der hinweisgebenden Person und agiert dabei unabhängig und unparteiisch. Sie ist dafür verantwortlich, den Sachverhalt aufzuklären und muss eigenverantwortlich sogenannte „Folgemaßnahmen“ ergreifen. Dazu zählen insbesondere
- interne Untersuchungen durchzuführen,
- die hinweisgebende Person an andere interne Stellen zu verweisen,
- das Verfahren aus Mangel an Beweisen abzuschließen oder
- das Verfahren an eine andere Stelle zwecks weiterer Untersuchungen abzugeben, beispielsweise eine zuständige Behörde.
Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen sich zuerst um die Besetzung der „internen Meldestelle“ kümmern, bevor sie ein Hinweisgebersystem (z.B. über ein digitales Tool) einrichten.
Risiko des Interessenkonflikts
Bei der internen Besetzung der „internen Meldestelle“ ist es naheliegend, dass es zu Interessenkonflikten kommen kann. Insbesondere wenn Vorwürfe andere Mitarbeitende oder sogar den Vorgesetzen oder die Vorgesetzte oder die Geschäftsführung betreffen. Denn in diesem Fall muss eigenverantwortlich und unabhängig ermittelt werden.
Strafrechtliches Risiko
Es ist denkbar, dass aufgrund der weitreichenden Verantwortung und entsprechenden Befugnisse der „internen Meldestelle“ für diese ein strafrechtliches Risiko (ähnlich der eines Compliance-Officers) bestehen kann. Wenn beispielsweise Hinweisen auf ein strafrechtlich relevantes Verhalten nicht nachgegangen oder ein internes Verfahren fälschlicherweise eingestellt wird, wäre eine Strafbarkeit wegen Unterlassen denkbar.
Ob die interne Meldestelle eine derartige Verantwortung in Form einer Garantenstellung zur Verhinderung von Straftaten trifft, werden die Gerichte in Zukunft entscheiden müssen. Fakt ist jedenfalls, dass eine ähnlich hohe Verantwortung wie bei einem internen Compliance-Office besteht. Mitarbeitende im Unternehmen sollten sich daher über mögliche Haftungsrisiken informieren und die Befugnisse und Pflichten im Arbeitsvertrag bzw. der Stellenbeschreibung genau festlegen.
Auslagerung als gute Alternative
Unternehmen sind gut beraten, eine derartige Funktion der „internen Meldestelle“ auszulagern. Ein qualifizierter Dienstleister bringt die erforderliche Sensibilität und Erfahrung und mit und unterliegt darüber hinaus auch keinen Interessenkonflikten. Zusätzlich besteht im Schadensfall ein liquider (versicherter) Schuldner.
Wir bieten das Gesamtpaket
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