Ob erlaubt oder nicht erlaubt: Berufliche E-Mail-Postfächer werden in den meisten Fällen auch für private Zwecke genutzt. Und auch nach dem Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters werden weiterhin E-Mails empfangen. Für den Arbeitgeber ist es in diesen Fällen oft wichtig, auf die E-Mails zugreifen zu können.
Problematisch wird es dann, wenn der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter die private Nutzung des E-Mail-Accounts gestattet war.
Arbeitgeber darf Account nicht einsehen – oder doch?
Ob der Arbeitgeber den Account ausgeschiedener Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter bei erlaubter privater Nutzung einsehen darf, ist umstritten.
Nach Ansicht der Datenschutzaufsichtsbehörden soll dem Arbeitgeber in diesem Fall der Zugriff auf den dienstlichen E-Mail-Account regelmäßig verwehrt sein.
Das Landgericht Erfurt erachtet den Zugriff auf das Postfach in Ausnahmefällen als zulässig (vgl. LG Erfurt, Urteil vom 28. April 2021, Az: 1 HK O 43/20). Voraussetzung ist, dass der Zugriff verhältnismäßig ist. Dabei ist zwischen dem Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und dem Interesse des Arbeitgebers an einem Datenzugriff abzuwägen. Eine derartige Abwägung dürfte vor dem Hintergrund der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO nur in Ausnahmefällen zu Gunsten des Arbeitgebers ausfallen (z.B. zur Aufklärung einer Straftat).
Daher kann im Ergebnis festgehalten werden, dass ein Zugriff auf das dienstliche E-Mail-Postfach ausgeschiedener Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter bei erlaubter privater Nutzung in den allermeisten Fällen nicht zulässig sein dürfte.
Auch die automatische Weiterleitung der personalisierten E-Mail-Adresse oder automatische Antwort im Namen der ehemaligen Mitarbeiterin oder des ehemaligen Mitarbeiters dürfte bei einer erlaubten Privatnutzug des E-Mail-Accounts nicht zulässig sein, da die datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage mit dem Ausscheiden entfällt. Ferner vertritt die Rechtsprechung die Ansicht, von einer Löschung des E-Mail-Accounts so lange Abstand genommen werden sollte, bis hinreichend geklärt ist, ob die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter an einer Nutzung der Datenbestände kein Interesse mehr hat.
Lösung des Problems: Private Nutzung des E-Mail Accounts verbieten und „Offboarding“-Prozess
Verbietet der Arbeitgeber von vornherein die private Nutzung des E-Mail Accounts zu privaten Zwecken, so stellen sich die vorgenannten Probleme grds. nicht. Der Arbeitgeber kann nach Ausscheiden auf das E-Mail-Postfach zugreifen oder den Account löschen. Es empfiehlt sich jedoch immer, ein 4-Augen Prinzip anzuwenden und sämtliche Schritte sorgfältig zu dokumentieren. Ferner sollte vorab ein sogenannter „Offboarding“-Prozess eingeführt werden: Beschäftigte sollten u.a. dazu verpflichtet werden, vor dem Ausscheiden das persönliche E-Mail-Postfach nach privaten Dateien zu sichten und diese zu löschen.